Elektronisches Fahrtenbuch für Arbeitnehmer

Die lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an
Arbeitnehmer ist in § 8 Absatz 2 Satz 2 bis 5 EStG sowie R 8.1 Absatz 9 und 10 LStR
geregelt, z.B. das:

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben
Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim
Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen
der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert
werden (vgl. BFH-Urteil vom 16. November 2005, BStBl 2006 II Seite 410).

Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten
automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst
werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen
Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von
bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal
einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.

Erleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuchs:

Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen
Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche
Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung
ermöglichen.
Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden,
soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und
Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird. Bei Automatenlieferanten,
Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienst-
mitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn
sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute
und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei
größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke
erforderlich. Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog.Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug
auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchte Geschäftspartner ausreichend, täglich zu
Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der
Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ o. ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über
dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet
werden. Für Fahrlehrer ist es ausreichend in Bezug auf Reisezweck, Reisezielund
aufgesuchte Geschäftspartner „Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ o. ä. anzugeben
(vgl. BMF-Schreiben vom 18. 11. 2009, BStBl I Seite 1326). Bei sicherheitsgefährdeten
Personen, deren Fahrtroute häufig von sicherheitsmäßigen Gesichtspunkten bestimmt wird,
kann auf die Angabe der Reiseroute auch bei größeren Differenzen zwischen der direkten
Entfernung und der tatsächlichen Fahrtstrecke verzichtet werden.

Quelle: Bundesfinanzministerium